経理業務に生成AIを導入するメリットと実践事例

経理業務の変革を促す生成AIの波

経理部門は企業活動において欠かせない存在である一方、日々の仕訳入力、請求書処理、帳票作成といった反復作業に多くの時間を費やしています。人手不足が深刻化する中、これらの定型業務をいかに効率化するかが、多くの企業にとって喫緊の課題となっています。

近年、こうした課題の解決策として注目を集めているのが、AIや生成AIの活用です。特に、ChatGPTをはじめとする生成AIの登場により、単純な自動化を超えた柔軟な業務支援が可能になりました。従来のOCR技術による文字認識や自動仕訳に加え、勘定科目の説明文作成、英文決算書の翻訳、財務データの分析提案など、知的作業の領域にまでAIの活用範囲が広がっています。

本記事では、経理業務にAIや生成AIを導入することで、どのような変化が生まれるのか、実際の導入事例とともに詳しく解説していきます。また、ChatGPTなどの生成AIを使った具体的な活用アイデアや、導入時に注意すべきポイントについても紹介します。経理部門のDXを検討している企業担当者の方々にとって、実践的な指針となる内容をお届けします。

経理業務におけるAIとは何か

経理業務におけるAIとは、AI技術を応用してさまざまな会計プロセスを自動化し、高度化することを指します。具体的には、データの入力や分析、財務報告、事業運営や戦略に関する意思決定といった幅広い業務にAIが活用されています。

経理部門では、日々膨大な量の仕訳入力や請求書処理に追われています。これらの作業はルールに沿った繰り返しが多く、人間が行うとミスが発生しやすい部分でもあります。AIは、こうした反復作業を正確かつ高速で処理できる点で大きな強みを持っています。人間の経理担当者は、AIが処理した結果を確認し、より付加価値の高い業務に時間を割くことができるようになります。

実際の経理業務では、AIは以下のような分野で活用されています。まず、OCR(光学文字認識)技術を用いて、紙の請求書や領収書から必要な情報を読み取り、データ化します。従来は人の手で一枚ずつ入力していた作業が、スキャンするだけで自動的にデジタルデータへと変換されるため、作業時間が大幅に短縮されます。

次に、機械学習の技術により、取引内容をもとに適切な勘定科目や仕訳を自動で分類します。過去の取引データを学習することで、AIは新しい取引に対しても高い精度で勘定科目を推測できるようになります。経理担当者は提案された仕訳を確認するだけで済むため、判断業務に集中できます。

さらに、自然言語処理の技術を使えば、取引明細やレポートの要約を自動生成することも可能です。膨大な取引データから重要なポイントを抽出し、経営層向けのレポートを自動で作成するといった使い方もできます。

具体例として、AIを活用した請求書処理ツールでは、取引先名や金額を自動で読み取り、発注書と照合して仕訳を生成します。会計ソフトとの連携により、手入力の必要がほぼなくなり、転記ミスのリスクも大幅に低減されます。また、ChatGPTなどの生成AIを使えば、複雑なExcel関数の作成支援や、仕訳摘要の自動作成も可能になります。これにより、経理の経験が浅い担当者でも一定レベルのアウトプットを出せるようになり、業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。

このように、AIは経理業務のさまざまな場面で実用化が進んでおり、単なる効率化ツールではなく、業務品質の向上や人材育成の観点からも重要な役割を果たしています。

AIが変える経理業務の具体的な変化

経理業務にAIを導入すると、作業スピードが向上し、入力ミスや確認漏れが減少します。繰り返し作業が多い経理部門では、AIの活用によって日常業務の多くが自動化され、担当者はより戦略的な業務に時間を充てられるようになります。以下では、具体的な作業ごとにAIがもたらす変化を見ていきます。

データ入力の場面では、手書きやPDFの領収書・請求書を人が一つひとつ入力していた作業が、AIのOCR技術によって自動化されます。読み取ったデータをもとにAIが仕訳を作成し、会計ソフトにそのまま連携できるため、入力ミスが減り、1件あたりの処理時間も大幅に短縮されます。特に月末や決算期など、処理量が増える時期には、この時間短縮効果が顕著に現れます。

請求書処理においても大きな変化があります。従来は紙の請求書を受け取り、手動で発注書と照合し、承認を回す必要がありました。しかし、AIツールは請求書を読み取り、発注書と自動でマッチングし、不一致を自動で検出します。承認フローもルール設定で自動化されるため、確認作業の時間が削減され、支払い漏れや二重支払いのリスクも低減されます。

財務レポート作成の分野では、各種データを集計して人が編集していた作業が、AIによって自動化されます。帳簿データや取引履歴をもとに、損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書などを自動生成できます。リアルタイムでのレポート共有も可能になり、月次報告の作成時間が大幅に削減されるだけでなく、経営判断のスピードアップにも貢献します。

エラー検出の面でも、AIは大きな役割を果たします。手作業でのチェックでは見逃されがちな取引の重複や金額の誤入力も、AIがパターン認識で検知します。過去データを学習したAIは、通常と異なる仕訳や金額を自動でフラグ表示し、経理担当者に通知します。異常値を早期に発見できるため、修正対応も迅速に行えます。

監査準備の場面では、従来は証憑や取引データの収集・整理に多くの時間がかかっていました。AIを使うことで、対象期間の仕訳データや帳票類を自動で分類・抽出し、会計士が確認しやすい形に整えられます。監査資料の準備時間が不要になったり大幅に短縮できたりするため、監査対応の負担が軽減されます。

財務予測の分野でも、AIは過去の売上やコストデータを分析し、将来の収支予測やキャッシュフローを算出します。月次や四半期単位でのシナリオ分析や、急な売上変動への備えも可能になります。これにより、経営層はより的確な判断を下すことができ、企業の財務健全性を維持しやすくなります。

経費処理においても変革が起きています。従業員がアプリで領収書を撮影するだけで、AIが内容を読み取り、会社の規定に沿って自動分類します。経理担当者は承認のみで済み、二重申請や規定違反もリアルタイムで検出されます。従業員と経理双方の手間が大幅に軽くなり、経費精算のスピードも向上します。

これらの変化により、経理部門全体の生産性が向上し、人的リソースをより付加価値の高い業務に振り向けることが可能になります。

生成AIを活用した経理業務の実践アイデア

ChatGPTをはじめとする生成AIは、文章の理解と生成を得意としており、経理業務においても多様な活用が可能です。ここでは、実際に経理部門で生成AIを利用できる具体的なアイデアを紹介します。

まず、勘定科目の説明や注記事項のドラフト作成が挙げられます。経理規程に記載する勘定科目の説明や、決算書の注記事項は、ChatGPTを使えばドラフトを一瞬で生成できます。例えば、「未払費用という勘定科目の説明を200字程度で書いてください。会計初心者にもわかりやすく」といったプロンプトを入力すると、ChatGPTが適切な説明文を提示してくれます。その文章をベースに、社内ルールや会計基準に合わせて修正すれば、作成時間を大幅に短縮できます。ただし、表現の正確性や適合性には注意が必要で、必ず人による最終チェックが欠かせません。

英文決算書や資料の翻訳も、生成AIの得意分野です。海外の親会社や取引先とのやり取りでは、英語での決算資料が必要になるケースも多々あります。ChatGPTはビジネス英語にも対応しているため、財務書類の翻訳に活用できます。例えば、「以下の日本語の決算書要約を、会計英語に翻訳してください。2025年度第1四半期は、売上高が前年同期比12%増加しました」といったプロンプトで、適切な英文を生成できます。一文ずつ確認しながら翻訳を行うことで、人的コストを抑えつつ品質の高い英文資料を作成できます。もちろん、専門用語の扱いや微妙なニュアンスには注意が必要なため、翻訳後は必ず英語に堪能な担当者によるチェックが前提となります。

財務データの分析と改善提案においても、ChatGPTは有用なツールとなります。財務データの傾向を読み取り、改善の糸口を探る「壁打ち」としても優秀です。例えば、「以下の売上と利益率の推移を分析し、改善点を3つ提案してください。2024年Q1からQ4の売上・利益データ」といったプロンプトを入力すると、ChatGPTが分析結果と改善案を提示してくれます。提案内容が不十分だと感じた場合は、「この改善点は50点くらいに感じます。100点になるように提案をブラッシュアップしてください」といった追加のプロンプトで、より深い分析を引き出すことも可能です。ChatGPTの提案をきっかけに、担当者自身が新たな視点でデータを読み解けるようになります。

請求書作成と調整の自動化も実現できます。請求書のテンプレート文書の自動生成から、支払い条件の微調整まで幅広く対応できます。例えば、「以下の取引内容をもとに、請求書の文章テンプレートを作成してください。支払先は○○株式会社、金額は10万円、支払期限は2025年6月30日です」といったプロンプトで、適切な請求書文面を生成できます。さらに、「この請求書文面の支払条件を30日から45日に変更してください」といった細かい表現修正や条件変更も素早く対応できるため、繰り返し業務の手間が大幅に削減されます。担当者は内容確認と送信のみに集中できるようになります。

会計用語や処理に関する自動応答やFAQ対応も、生成AIの活用領域です。社内や社外から寄せられる「よくある質問」に、ChatGPTを使った自動応答で対応することで、経理部門の問い合わせ負荷を軽減できます。特に、会計ソフトの使い方や経費処理のフローといった質問への対応に効果的です。例えば、「交通費の精算方法について社員向けに簡潔に説明してください」や「経理ソフト○○の仕訳入力手順を初心者向けに説明してください」といったプロンプトを事前に用意し、ChatGPTに登録してチャットボット化すれば、24時間いつでも自動応答が可能になります。

これらの例からもわかるように、ChatGPTは経理業務のさまざまな側面で活用できる可能性を秘めていますが、生成される情報の正確性には常に注意し、人間の目で確認することが重要です。また、ChatGPTは外部サービスであるため、社外秘の取引情報や契約内容、未公開データなどの入力は避けるよう徹底する必要があります。

AIツール導入の成功事例と効果

実際にAI会計ツールを経理業務に取り入れている企業では、どのような成果が上がっているのでしょうか。ここでは、具体的な導入事例を紹介します。

全国に約200店舗を展開する株式会社B&Vでは、マネーフォワード クラウド経費のOCR機能を導入し、紙ベースで運用していた経費精算業務の効率化に成功しました。従来は月5,000枚におよぶ領収書を本部スタッフが手作業で確認・入力していましたが、OCRによる自動読み取りにより入力作業を大幅に削減できました。不備の差し戻し件数も激減し、精算業務の担当人数が8名から3名にまで圧縮されました。電子帳簿保存法への対応とともに、業務負担の軽減と精度の向上を同時に実現しています。

別の企業では、消費税対応と経営方針によるクラウド化をきっかけに、マネーフォワード クラウド会計・経費を導入しました。仕訳の自動化によって経理業務が劇的に効率化されています。従来はExcel申請書をもとに、経理担当者が一件ずつ勘定科目を検討していましたが、現在は申請者が経費項目を選ぶだけで、自動的に適切な勘定科目が紐付けされ、会計側へ仕訳データがそのまま連携される仕組みになっています。結果として、仕訳作業や検算の負担が大幅に軽減され、経理部門の業務量は約3分の1にまで削減されました。

エネルギー分野で複数のグループ会社を抱えるelDesign株式会社では、事業拡大に伴い複雑化した経理業務を見直すため、マネーフォワード クラウドを導入しました。銀行口座やカード明細と連携した自動仕訳機能により、これまで1社に月10日かかっていた経理処理が、同じ時間で4社分完了するようになりました。従来の手入力やダブルチェック作業は不要となり、ミスの削減と生産性向上を同時に実現しています。複数の拠点間のデータ共有もクラウドで一元管理され、働く場所に関係なくスムーズな経理業務が可能になっています。

これらの事例に共通しているのは、AIツールの導入により、単に作業時間が短縮されただけでなく、人員配置の最適化や業務品質の向上、さらには電子帳簿保存法などの法令対応も同時に実現できている点です。特に、OCR技術による自動読み取りと自動仕訳機能の組み合わせは、経理業務の効率化に大きな効果をもたらしています。

また、これらの企業では、導入前に業務フローの見直しや現場への教育も実施しており、ツールを導入するだけでなく、組織全体で変革を進めた点も成功の要因と言えます。AIツールは強力な支援ツールですが、それを活用する人間の側の準備と理解も同様に重要であることがわかります。

AI導入時の注意点と成功のポイント

AIツールや生成AIは経理業務の効率化に大きな可能性をもたらしますが、導入には慎重な配慮が必要です。ここでは、安全かつ有効に活用するための注意点を解説します。

まず最も重要なのが、機密情報や個人情報を入力しないことです。生成AIは外部サービスで動作するケースが多く、社外秘情報や個人情報の直接入力はリスクを伴います。顧客関連情報として、顧客名、取引金額、契約単価、取引先の口座番号、請求書番号など。社員や個人情報として、氏名、住所、電話番号、給与金額、マイナンバー、社員ID、入退社情報、家族構成など。認証情報やセキュリティ情報として、社内システムのログインIDやパスワード、APIキー、ライセンス情報、セキュリティ設定内容など。未公開の経営や会計情報として、月次・四半期決算データ、PL/BSドラフト、予算計画、内部監査結果、まだ発表していない人事異動案など。契約や法務情報として、納品書・契約書の内容、支払い条件、相手先の与信評価、交渉中の契約条項などは、絶対に入力しないよう社内でルールを設けることが大切です。

次に、最新の法令や会計基準に対応しているかを確認する必要があります。AIは過去の学習データに基づいて回答するため、最新の税制改正や会計基準を反映していない可能性があります。導入時には、法改正対応のアップデート状況を確認するか、AIの出力内容を最新情報と照らし合わせるチェック体制を社内に設けておくべきです。

導入目的と対象業務を明確にすることも重要です。どの業務を効率化したいのか、対象業務を具体的に特定します。例えば、領収書の読み取りはOCR機能による自動入力で、交通費精算はICカード連携による定期区間自動控除で、仕訳業務は銀行明細やカード明細の自動仕訳・連携で、請求書作成はテンプレート自動生成やフォーマット統一で、会計用語の説明はChatGPTによる経理規程の勘定科目の説明や決算書の注記事項のドラフト作成で、社内問い合わせ対応は経理に関するFAQ自動応答の整備で、といった具合に具体的な業務単位で「AI導入の対象」をリストアップします。

さらに、成果をどう評価するのか、導入効果の見える化も事前に設定しておく必要があります。評価指標としては、経費精算書の作成で1件あたりの処理時間を30分から10分へ短縮、仕訳登録で手入力件数を月200件から50件に削減、社内問い合わせ対応で回答時間を平均1日から即時化、決算注記のドラフト作成で作成時間を4時間から1時間に短縮、といったKPIを設定すると良いでしょう。

現場への教育やトレーニングをセットで実施することも欠かせません。AIツールの導入はシステム変更を伴うため、現場スタッフの戸惑いを最小限に抑えるサポート体制が不可欠です。操作マニュアルの整備、導入初期の説明会やハンズオン、よくあるミスやトラブル時の対処フローなどを準備することで、導入後の定着率が向上します。

また、段階的な導入も成功のポイントです。いきなり全業務にAIを導入するのではなく、まずは一部の業務からスタートし、効果を検証しながら徐々に範囲を広げていく方が、リスクを抑えられます。小規模な成功事例を積み重ねることで、現場の理解も深まり、組織全体での受け入れがスムーズになります。

編集部コメント

経理業務へのAIや生成AIの導入は、もはや一部の先進企業だけのものではなく、中小企業を含めた幅広い企業にとって現実的な選択肢となっています。本記事で紹介した事例からも明らかなように、適切にツールを導入し、業務フローを見直すことで、作業時間の大幅な削減、ミスの低減、そして人員配置の最適化が実現できます。

特に注目すべきは、AIの活用によって経理担当者が単純作業から解放され、より戦略的で付加価値の高い業務に時間を充てられるようになる点です。財務分析や経営への提言、内部統制の強化といった、企業の成長に直結する業務に経理部門がより深く関与できるようになることは、企業全体にとって大きなメリットと言えるでしょう。

一方で、AIツールは万能ではありません。機密情報の取り扱いや最新の法令対応、そして人間による最終チェックの重要性は変わりません。AIはあくまでも経理担当者を支援するツールであり、最終的な判断と責任は人間が担うべきです。この点を理解した上で、AIと人間がそれぞれの強みを活かして協働する体制を構築することが、経理DX成功の鍵となります。

今後、生成AIの技術はさらに進化し、経理業務における活用範囲も広がっていくでしょう。早期に導入を検討し、自社に適した形でAIを活用していくことが、今後の競争優位性を確保する上で重要になってきます。本記事が、経理業務の効率化と高度化を目指す企業の皆様にとって、実践的な指針となれば幸いです。